Excel在庫管理は初期には便利

在庫管理を始めるとき、多くの会社がまずExcelを使います。すでに手元にあり、追加コストもかからず、表計算の知識があれば自由に項目を組めるからです。品目数が少ないうちは、Excelの在庫表でも十分に管理できます。

ただし、扱う品目や関わる人が増えてくると、Excel管理にはいくつかの限界が出てきます。ここでは、メリットと限界の両面から整理していきます。

Excel在庫管理のメリット

これらの手軽さは大きな魅力です。だからこそ、最初の一歩としてExcel管理を選ぶこと自体は、決して間違いではありません。

Excel在庫管理の限界

運用が本格化すると、次のような課題が表面化してきます。

最新ファイルが分からなくなる

ファイルがコピーされて複数の版が生まれ、どれが最新か分からなくなります。古い版をもとに作業すると、せっかくの更新が失われます。

同時編集で壊れやすい

複数人が同時に編集すると、上書きや競合が起きやすく、データが壊れることもあります。

現場で更新されにくい

現場の人がPCを開いてExcelを更新するのは手間がかかり、結局「後でまとめて」となって更新が滞ります。

在庫数と実在庫がズレる

更新が遅れると、帳簿上の数と実際の在庫がずれ、在庫管理をしているのに数が合わない状態になります。

発注漏れに気づきにくい

在庫が減っても自動では知らせてくれないため、人が定期的に確認しないと発注のタイミングを逃します。

棚卸差異の履歴が残しにくい

上書き運用では過去の状態が残らず、棚卸差異がいつ・なぜ生じたのかを追いにくくなります。

誰が変更したか分からない

変更履歴が残らないため、数が合わなくなったときに、誰がいつ何を変えたのかを特定するのが困難です。

Excel管理でも問題ないケース

もちろん、すべての会社がすぐにシステム化すべきというわけではありません。次のようなケースでは、Excel管理でも大きな問題は起きにくいでしょう。

システム化を検討すべきサイン

逆に、次のようなサインが出てきたら、アプリ・システムへの移行を検討するタイミングかもしれません。

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在庫管理アプリ・システムに必要な機能

システム化を検討する際、Excelの課題を補えるかどうかが選定のポイントになります。次のような機能があると、移行後の効果を実感しやすくなります。

Stocker BizでExcel管理から移行するメリット

Stocker Biz は、こうした機能をひとつにまとめたクラウド在庫管理システムです。Excel管理で起きがちな課題を、仕組みで補えるように設計しています。

既存の在庫リストはCSVインポートで一括登録できるため、Excelからの移行をスムーズに始められます。スマホでのバーコード在庫管理により現場での更新漏れを抑え、発注点を下回った際の発注依頼通知で発注漏れを防ぎます。操作履歴も自動で残るため、「誰が変えたか分からない」というExcelの悩みも解消しやすくなります。いきなり全面移行せず、まずは一部の品目から試すこともできます。

機能を見る

移行後に使える機能は、Stocker Biz の機能一覧で紹介しています。CSVインポートでの移行についてもこちらをご覧ください。

まとめ

Excel在庫管理は、手軽でコストもかからず、初期には十分に機能します。一方で、品目数や担当者が増え、複数拠点での管理が必要になると、同時編集・更新漏れ・発注漏れ・履歴管理といった面で限界が見えてきます。

発注漏れが実際に起きたり、棚卸に時間がかかるようになったりしたら、それは在庫管理をシステム化するサインかもしれません。自社の状況と照らし合わせて、移行のタイミングを検討してみてください。