最小在庫数アラートで
発注漏れを防ぐ
最小在庫数を下回った品目を検知し、担当者へ発注依頼を通知。消耗品・備品・補修部品の発注漏れや在庫切れを防ぎ、発注状況をチームで見える化します。
用語
発注漏れとは
発注漏れとは、必要な品物の発注を忘れる、または発注のタイミングを逃して在庫が切れてしまうことです。「発注忘れ」とも呼ばれます。発注そのものを行わなかった、あるいは間に合わなかった結果として欠品する点が特徴です。
発注漏れは、発注ミス全体の中の一種です。頼む数を間違える「数量ミス」、重複して頼む「二重発注」、違う物を頼む「品番違い」などと並びますが、そのなかでもっとも起こりやすく、業務が止まるという意味で影響も大きいのが発注漏れです。
特に、消耗品・備品・補修部品といった「売り物ではないが、なくなると業務が止まる」品目で起きやすく、普段は意識されにくいぶん、気づいたときには在庫がゼロ、ということが少なくありません。
課題
発注漏れはなぜ起きるのか
発注漏れや発注ミスは、特定の誰かのミスというより、管理の仕組みが整っていないことから生まれます。中小企業の現場でよく見られる原因を整理しました。発注ミス全般の種類と対策は、発注ミスの原因と対策のセクションでも詳しく解説します。
発注担当が曖昧
「気づいた人が頼む」という運用では、休みや退職、繁忙期の重なりで誰も発注しないまま在庫切れに陥りがちです。
在庫表が更新されない
紙やエクセルの在庫表は現場で更新されにくく、帳簿上の数と実在庫がずれて、発注のタイミングを見誤ります。
発注点が決まっていない
「いくつになったら発注するか」が品目ごとに決まっていないと、判断が人によってばらつき、対応が後手に回ります。
発注済みか分からない
誰かがもう発注したのか確認できず、二重発注や、逆に「誰かが頼んだはず」という思い込みによる漏れが起きます。
気づく仕組みがない
在庫が減っても能動的に確認しないと気づけないため、実際に使おうとして初めて在庫切れに気づくことになります。
地味な品目ほど忘れる
消耗品・備品・補修部品は普段意識されにくく、優先度が低く見られがちで、結果として発注が後回しになります。
解決策
Stocker Biz でできる発注漏れ防止
在庫数のしきい値管理と通知、発注状況の見える化を組み合わせて、属人化に頼らない発注の仕組みをつくります。
- 最小在庫数・発注点を品目ごとに設定できます。品目の重要度や入荷リードタイムに合わせて、発注すべき残数の基準を決められます。
- 在庫が基準を下回ると自動で検知し、発注担当者へメールで通知します。担当者が在庫表を見にいかなくても、必要なタイミングで気づける仕組みです。
- 発注依頼を一覧で管理できます。今どの品目が発注を必要としているか、誰が対応中かをチームで共有できます。
- 発注担当者を部署・品目ごとに設定できるため、「この品目は誰が発注するか」を明確にし、属人化を防げます。
- 操作履歴・通知履歴が残ります。いつ・誰が・何を発注したかを後から確認でき、対応の抜け漏れを振り返れます。
通知のその先
「通知が来ても、結局すぐ発注できない」を防ぐ
在庫が減ったことに気づけても、そこから「どこに・何を・いくつ頼むか」を調べ直していては、発注はまた後回しになります。発注漏れ対策で見落とされがちなのが、この「通知を受けたあと」の部分です。
通知を受け取った担当者が、実際に発注するまでには意外と手間があります。「この部品、どこから買っていたか」「型番は何番だったか」「1箱に何個入りだったか」——これらを調べ直すところから始めなければならないなら、忙しい日には「あとでやろう」となり、結局そのまま忘れます。通知だけを増やしても、発注漏れは止まりません。
Stocker Biz では、品目ごとに「発注に必要な情報」をあらかじめ登録しておけます。通知を受けた担当者は、調べ直すことなくそのまま発注に進めます。
| 品目に持たせる情報 | 何のために使うか |
|---|---|
| 発注点 | この数を下回ったら通知する、という基準。品目ごとに設定でき、重要度や入荷までの日数に応じて変えられます。 |
| 推奨発注数 | 「いくつ頼むか」をあらかじめ決めておけます。その場で数量を考えなくて済むため、頼む数を間違える「数量ミス」を防げます。 |
| 購入先 | どこから買う品目かを登録。「これ、どこに頼むんだったか」と探す手間がなくなります。 |
| 型番・先方品番 | 自社での呼び名と、仕入先に伝える品番の両方を保持できます。似た品番の取り違えによる「品番違い」の発注を防ぎます。 |
| 購入URL | 通販サイトなどで買う品目は、購入ページのリンクをそのまま登録できます。通知から発注までが最短になります。 |
| 発注メモ | 「1箱10個入り」「金曜締めで翌週納品」など、発注時に思い出したい注意点を残せます。担当者が代わっても引き継げます。 |
| 発注担当者 | 部署単位の担当に加え、品目ごとに個別の担当者を指定することもできます。「この部品だけは保全の担当者へ」といった運用ができます。 |
発注漏れの多くは、「気づかなかった」だけでなく「気づいたけれど、すぐ動けなかった」ことから生まれます。通知を受けた瞬間に発注まで終えられる状態にしておくことが、後回しを断ち切るいちばん確実な方法です。
導入前と導入後
発注の流れがどう変わるか
担当者の記憶に支えられていた発注が、仕組みで回る状態に変わります。
導入前：人の記憶に頼る発注
- 現場から「そろそろ無くなりそう」と口頭で報告を受ける
- 他の業務に紛れて、報告を受けたこと自体を忘れる
- 思い出しても「どこから買うんだったか」を調べ直す必要があり、また後回しになる
- 使おうとした人が、棚が空なのを見て初めて欠品に気づく
- 担当者が休むと、その品目の発注が止まる
導入後：仕組みで回る発注
- 在庫を使ったらスマホでその場で更新する
- 発注点を下回った時点で、担当者へ自動で通知が届く
- 購入先・型番・推奨発注数が登録済みなので、調べ直さずそのまま発注できる
- 発注済みのステータスがチームに共有され、二重発注も起きない
- 担当者が不在でも、通知と発注依頼の一覧が残るため引き継げる
変わったのは担当者の注意力ではありません。忘れても成立する状態になったことが、発注漏れが減る理由です。
フロー
発注依頼から入荷までの流れ
在庫の検知から入荷処理までを一連のフローとして管理し、各ステップの状況を記録します。
在庫不足を検知
在庫数が最小在庫数を下回ると、対象品目を自動で検知し、発注担当者へ通知します。
発注依頼
担当者が発注依頼の一覧を確認し、発注が必要な品目を判断して発注に進みます。
発注済み管理
発注済みのステータスに変更し、対応中であることをチームで共有。二重発注を防ぎます。
入荷処理
品物が届いたら入荷処理を行い、在庫数を更新。一連の対応が履歴として残ります。
対象品目
こんな品目の発注漏れ防止に
定期的に使い、なくなると業務が止まる「補充型」の品目で特に効果を発揮します。
消耗品・備品の管理にお悩みの方は、消耗品・備品の在庫管理のページもあわせてご覧ください。
利用シーン
よくある利用シーン
製造・工場の現場
補修部品や副資材が切れて生産が止まる事態を避けたい。発注点を設定し、現場任せにせず通知で気づける状態にします。
オフィス・総務
事務用品や備品の発注担当が一人に偏りがち。担当を明確にし、不在時でも発注が滞らない運用にします。
店舗・小売
消耗品や備品の在庫を複数スタッフで共有。誰が見ても発注すべき品目が分かる状態を保ちます。
原因と対策
発注ミスの原因と対策
「発注ミスが多い」と感じるとき、その中身は一つではありません。発注に関わるミスを種類ごとに分けて原因を見ると、それぞれに合った対策が見えてきます。
① 発注漏れ（発注し忘れ）
原因：発注担当が曖昧、在庫が減っても気づく仕組みがない。
対策：品目ごとに発注点を決め、下回ったら自動通知される状態にする。担当者を明確にしておく。
② 数量ミス（頼む数の間違い）
原因：必要数を感覚で決める、入り数（箱／バラ）の取り違え。
対策：現在の在庫数と発注点を見ながら発注数を判断できるようにし、単位を統一する。
③ 二重発注（重複して発注）
原因：誰かがもう発注したか分からず、複数人が別々に発注する。
対策：発注済みステータスをチームで共有し、対応中の品目が一目で分かるようにする。
④ 品番・仕様違い（違う物を発注）
原因：似た品名・型番の取り違え、口頭やメモ頼みの発注。
対策：品目を正しく登録し、バーコードや品番で特定して発注ミスを減らす。
人の注意力ではなく、仕組みで防ぐ
これらのミスに共通するのは、「担当者の注意力」に頼るほど、忙しいときや引き継ぎのときに漏れるという点です。人は忙しければ忘れます。それは能力の問題ではなく人間の性質なので、「今度から気をつける」という対策では再発します。
在庫が発注点を下回ったら通知する、発注済みかどうかをチームで共有する、品目を正しく登録して特定しやすくする——こうした仕組みを一つずつ用意することで、発注ミスは「起きにくい」状態に近づきます。Stocker Biz は、この「忘れても成立する状態」をつくるための機能をひとつにまとめています。
発注ミスが起きる原因の掘り下げ、現場でよくある失敗パターン、今日から始められる3ステップの防止策は、発注ミス・発注漏れの原因と対策の記事で詳しく解説しています。
よくある質問
発注ミス・発注漏れに関するFAQ
発注漏れとは何ですか？
発注ミスが多いのはなぜですか？主な原因は？
通知が来ても、すぐに発注できません。どうすればよいですか？
発注漏れ・発注ミスを防ぐにはどうすればよいですか？
発注点（最小在庫数）とは何ですか？
二重発注を防ぐことはできますか？
Stocker Biz で発注漏れを防ぐ
消耗品・備品・補修部品の在庫管理を、スマホと Web で効率化できます。