発注漏れは中小企業で起きやすい

発注漏れは、必要な品物の発注を忘れたり、タイミングを逃したりして、在庫が切れてしまう状態を指します。担当者の人数が限られ、業務を兼任しがちな中小企業ほど起きやすい問題です。

特に、消耗品・備品・補修部品といった「売り物ではないが、なくなると業務が止まる」品目で起きやすい傾向があります。売上に直結する商品と違い、普段は意識されにくいため、気づいたときには在庫切れ、ということが少なくありません。発注漏れは一見すると小さなミスに見えますが、生産停止や業務の手戻りにつながると、その影響は決して小さくありません。

発注漏れが起きる主な原因

発注漏れは、特定の誰かの不注意というより、管理の仕組みが整っていないことから生まれます。主な原因を見ていきましょう。

担当者が決まっていない

「気づいた人が発注する」という運用では、誰も気づかなければ発注されません。担当が曖昧なまま、休みや退職、繁忙期が重なると、フローが止まってしまいます。

紙やExcelの在庫表が更新されていない

在庫表があっても、現場で使うたびに更新されなければ、記載されている数と実在庫がずれていきます。古い情報をもとに判断すると、発注のタイミングを誤ります。

現場と管理者で在庫数の認識が違う

現場は「まだある」と思い、管理者は「もう頼んだはず」と思う——といった認識のずれが、発注の抜けや二重発注を招きます。

発注点・最小在庫数が決まっていない

「いくつになったら発注するか」という基準が品目ごとに決まっていないと、判断が人によってばらつき、対応が後手に回ります。

発注済みかどうか分からない

すでに誰かが発注したのか確認できないと、二重に頼んだり、逆に「誰かが頼んだはず」という思い込みで漏れたりします。

発注漏れを防ぐための対策

原因がはっきりすれば、対策も見えてきます。まずは仕組みづくりから着手するのが効果的です。

Excelや紙管理の限界

多くの中小企業が、最初はExcelや紙の在庫表で管理を始めます。手軽でコストもかからない一方、運用が増えてくると限界が見えてきます。

Excelは複数人での同時編集に弱く、どれが最新ファイルか分からなくなりがちです。紙の在庫表は現場で更新されにくく、結局は誰かがまとめて転記することになり、その過程で漏れやミスが生まれます。発注点を下回っても自動では気づけないため、結局は人の確認に頼ることになり、発注漏れの根本的な解決には至りません。

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システム化するなら必要な機能

発注漏れを仕組みで防ぐなら、在庫管理システムの導入が選択肢になります。発注漏れ対策の観点では、次のような機能があると効果的です。

Stocker Biz でできること

Stocker Biz は、こうした発注漏れ対策に必要な機能をひとつにまとめたクラウド在庫管理システムです。最小在庫数を下回った品目を検知して発注担当者へ通知し、発注依頼から入荷までの状況をチームで共有できます。

スマホでバーコードを読み取って在庫を更新できるため、現場での更新漏れも抑えられます。発注担当を品目・部署ごとに設定できるので、「誰が発注するか」が曖昧になりがちな課題にも対応できます。売り込みというより、これまで人の注意力に頼っていた部分を、仕組みで補うイメージです。

機能ページ

発注漏れ防止の仕組みは、発注漏れを防ぐ在庫管理システムのページで詳しく紹介しています。消耗品・備品の管理については消耗品・備品の在庫管理もご覧ください。

まとめ

発注漏れは、担当の曖昧さ・在庫表の更新漏れ・発注点の未設定・発注状況の不透明さといった要因が重なって起こります。防ぐには、発注担当と発注点を明確にし、在庫数をリアルタイムに更新して、発注状況を見える化することが大切です。

品目数が増え、複数人で管理するようになると、Excelや紙では限界が見えてきます。発注漏れが繰り返し起きるようになったら、在庫管理システムによる仕組み化を検討するタイミングかもしれません。