製造業の補修部品・消耗品管理

よく使う部品ほど目につき、たまに使う部品ほど欠品する

日常的に使う消耗品は現場の目につきやすく、発注担当者も自然と気にかけます。一方で、あまり使わない補修部品ほど「どこに置いたか」「今いくつあるか」が曖昧になりがちです。そして、こうした部品に限って、いざ設備が止まったときに必要になります。「あると思っていた部品が、実は前回使って切れていた」というのは、補修部品管理でもっとも起きやすい欠品パターンです。

報告は受けていたのに、発注を忘れる

「あれ残りわずかでしたよ」と作業者から報告を受けていたのに、他の業務に紛れて発注を忘れてしまう——これも実際によくあります。報告が口頭やメモ止まりで、発注のアクションに確実につながっていないと、担当者の記憶に依存した運用になり、繁忙期や担当者の不在で簡単に漏れます。

記録する場所と、部品の保管場所が離れている

在庫の保管場所と、記録用のパソコンやノートが離れた場所にあると、「使ったら記録する」が続きません。部品を取り出して作業に戻る流れの中で、わざわざ記録用のPCまで戻る手間が挟まると、記録忘れが積み重なり、在庫表と実数がずれていきます。台帳上は在庫があるのに、現物は空、という状態はこうして生まれます。

発注点を決めず、感覚で発注している

「そろそろ無くなりそうだから頼む」という感覚頼みの発注では、判断が人によってブレますし、忙しいと後回しになります。結果として「無くなってから発注する」が常態化し、リードタイムの間はどうしても欠品します。補修部品は、いつ使うかが読めないからこそ、「この数を下回ったら発注する」という発注点をあらかじめ決めておくことが効きます。発注点を下回ったら通知する仕組みは、発注漏れ防止のページで詳しく説明しています。

設備に使われる部品をすべて予備で抱えると、置き場も費用も膨らみ、使わないまま古くなる部品（死蔵在庫）が増えます。かといって持たなければ、故障のたびに入荷を待つことになります。そこで、「切らしたときの影響」でランクを分け、影響の大きい部品から優先して在庫を持つのが基本的な考え方です。

また、補修部品は日々均等に減るものではなく、故障した日に一気に必要になるため、消耗品と同じ発注点の計算式はうまく当てはまりません。海外調達品や特注品のようにリードタイムの長い部品ほど、早めに動き出せる発注点を設定しておく必要があります。

Excel管理は「続かない・ファイルが乱立する」で行き詰まります。最初はきちんと運用していても、担当者ごとにファイルをコピーしたり、日付違いのファイルが増えたりして、やがてどれが最新の運用中ファイルか分からなくなります。複数人で同時に触れないことも、更新の遅れにつながります。

ノート（紙）管理は「書き忘れ」と「見逃し」で漏れます。作業者が記入を忘れれば在庫はずれますし、管理者がノートの記載を見逃せば発注が漏れます。記録と発注が別々の人・別々の場所に分かれているほど、抜けが起きやすくなります。

移行のポイントは、「記録する場所」と「部品のある場所」を近づけることです。スマホからその場で在庫を更新できれば、記録のために持ち場を離れる必要がなくなり、書き忘れが減ります。そして発注点を仕組みに持たせれば、「報告を受けたのに忘れる」「ノートを見逃す」といった人依存の抜けを、通知でカバーできます。