活用例
総務の備品管理を効率化
事務用品・消耗品の残数をスマホから更新し、発注点を下回ると通知。「気づいた人が頼む」運用から脱却し、総務の備品管理を仕組みで回せます。
課題
総務の備品管理でよくある課題
事務用品や備品の発注は総務の業務の一部になりがちで、属人化しやすく、見えづらいコストになっています。
発注が特定の人に集中
「いつもの担当者」が把握しているため、不在時や退職時に備品の発注が止まってしまいます。
気づいたら在庫切れ
コピー用紙やトナーなど、普段意識しない備品ほど、使う直前に切れていることに気づきます。
二重発注・依頼の重複
誰が頼んだか分からず、複数人が同じ備品を発注してしまうことがあります。
在庫表が更新されない
エクセルや紙の備品表は更新が後回しになり、記載と実数がずれていきます。
口頭・メールで依頼が散らばる
「○○がなくなりそう」という連絡がチャットやメールに埋もれ、対応漏れにつながります。
フロア・拠点で在庫が分散
同じ備品が各フロアや拠点に分かれて置かれ、全体の在庫数を把握できません。
解決策
Stocker Biz でできること
備品の残数管理と発注のタイミングを仕組み化し、総務担当者ひとりに依存しない運用に変えられます。
- 発注点を下回ると通知します。備品ごとに最小在庫数を設定しておけば、担当者へ自動でお知らせし、買い忘れを防ぎます。
- スマホから残数を更新できます。備品庫で使った分・補充した分をその場で記録でき、後でまとめて入力する必要がありません。
- 発注依頼をひとつの画面に集約します。口頭やメールで散らばっていた「補充して」という依頼を一覧で管理できます。
- 発注担当を明確化できます。品目・部署ごとに担当を設定し、属人化を防げます。
- 操作履歴が残ります。いつ・誰が・何を更新したかを記録し、引き継ぎや棚卸にも使えます。
対象品目
総務が管理する備品の例
日常的に補充が必要な事務用品から、まとめて発注する備品まで対応できます。
事務用品・消耗品
コピー用紙
トナー・インク
ボールペン
付箋・テープ
ファイル
封筒・切手
備品・什器
電池
電源タップ
名刺
来客用備品
衛生・清掃用品
トイレットペーパー
アルコール
ゴミ袋
洗剤
導入メリット
総務にとってのメリット
残数確認の手間を削減
備品庫まで見に行かなくても、在庫状況を画面で確認できます。発注のたびの確認作業を減らせます。
属人化の解消
発注ルールと履歴がシステムに残るため、担当者が変わっても同じ運用を続けられます。
切らさない安心
発注点を下回ると通知が来るので、「気づいたら在庫切れ」を仕組みで防げます。
総務の備品管理を仕組みに
事務用品・備品の在庫管理を、スマホと Web でチームで運用できます。