活用例

総務の備品管理を効率化

事務用品・消耗品の残数をスマホから更新し、発注点を下回ると通知。「気づいた人が頼む」運用から脱却し、総務の備品管理を仕組みで回せます。

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総務の備品管理でよくある課題

事務用品や備品の発注は総務の業務の一部になりがちで、属人化しやすく、見えづらいコストになっています。

🙋

発注が特定の人に集中

「いつもの担当者」が把握しているため、不在時や退職時に備品の発注が止まってしまいます。

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気づいたら在庫切れ

コピー用紙やトナーなど、普段意識しない備品ほど、使う直前に切れていることに気づきます。

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二重発注・依頼の重複

誰が頼んだか分からず、複数人が同じ備品を発注してしまうことがあります。

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在庫表が更新されない

エクセルや紙の備品表は更新が後回しになり、記載と実数がずれていきます。

📨

口頭・メールで依頼が散らばる

「○○がなくなりそう」という連絡がチャットやメールに埋もれ、対応漏れにつながります。

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フロア・拠点で在庫が分散

同じ備品が各フロアや拠点に分かれて置かれ、全体の在庫数を把握できません。

Stocker Biz でできること

備品の残数管理と発注のタイミングを仕組み化し、総務担当者ひとりに依存しない運用に変えられます。

Stocker Biz の発注依頼一覧画面
  • 発注点を下回ると通知します。備品ごとに最小在庫数を設定しておけば、担当者へ自動でお知らせし、買い忘れを防ぎます。
  • スマホから残数を更新できます。備品庫で使った分・補充した分をその場で記録でき、後でまとめて入力する必要がありません。
  • 発注依頼をひとつの画面に集約します。口頭やメールで散らばっていた「補充して」という依頼を一覧で管理できます。
  • 発注担当を明確化できます。品目・部署ごとに担当を設定し、属人化を防げます。
  • 操作履歴が残ります。いつ・誰が・何を更新したかを記録し、引き継ぎや棚卸にも使えます。

総務が管理する備品の例

日常的に補充が必要な事務用品から、まとめて発注する備品まで対応できます。

事務用品・消耗品

コピー用紙 トナー・インク ボールペン 付箋・テープ ファイル 封筒・切手

備品・什器

電池 電源タップ 名刺 来客用備品

衛生・清掃用品

トイレットペーパー アルコール ゴミ袋 洗剤

総務にとってのメリット

残数確認の手間を削減

備品庫まで見に行かなくても、在庫状況を画面で確認できます。発注のたびの確認作業を減らせます。

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属人化の解消

発注ルールと履歴がシステムに残るため、担当者が変わっても同じ運用を続けられます。

🛡

切らさない安心

発注点を下回ると通知が来るので、「気づいたら在庫切れ」を仕組みで防げます。

備品管理から発注までの流れ

日々の在庫更新と発注のタイミングをひとつの流れでつなぎます。

1

備品を登録

管理したい備品と最小在庫数を登録します。バーコードでの読み取りにも対応します。

2

残数を更新

備品を使ったらスマホから残数を更新。誰でもその場で記録できます。

3

発注点を通知

在庫が発注点を下回ると総務担当者へ通知。発注漏れ防止の仕組みで対応します。

4

発注・入荷

発注依頼を確認して発注し、届いたら入荷処理。一連の流れが履歴に残ります。

総務の備品管理を仕組みに

事務用品・備品の在庫管理を、スマホと Web でチームで運用できます。

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