補修部品・スペアパーツの在庫管理

減るタイミングが読めないので、平均消費量が意味を持たない

消耗品なら「1か月に何個使うか」の平均から発注のタイミングを決められます。しかし補修部品は違います。3年間まったく動かず、故障した日に一気に必要になる——これが典型です。平均消費量を計算しても「月0.03個」のような数字にしかならず、発注点の根拠になりません。補修部品の在庫は、消費ペースではなく「切らしたときに何が起きるか」と「届くまでに何日かかるか」で決める必要があります。

使う頻度が低いほど、在庫が曖昧になる

日常的に使う部品は現場の目につきやすく、減れば誰かが気づきます。ところがあまり使わない補修部品ほど、「どこに置いたか」「今いくつあるか」が曖昧になります。そして、こうした部品に限っていざ設備が止まったときに必要になる。「あると思っていた部品が、実は前回の故障で使って切れていた」は、保全現場でもっとも起きやすい欠品パターンです。誰も嘘をついていないのに、台帳と現物がずれている。それだけのことで、設備は止まったままになります。

復旧が最優先なので、記録が後回しになる

設備が止まっているとき、保全担当者の頭にあるのは「早く直す」ことだけです。棚から部品を取り、交換し、動作を確認し、現場に引き渡す。この流れのどこにも「在庫を1減らして記録する」は入ってきません。落ち着いたら書こうと思っていても、次のトラブルが来れば忘れます。悪いのは担当者ではなく、復旧作業と記録作業が分断されている運用のほうです。

消耗品の公式をそのまま使わない

一般的な発注点は「1日あたりの平均使用量 × リードタイム ＋ 安全在庫」で計算します。発注点とは？決め方・計算方法で解説しているとおりです。ところが補修部品は日々均等に減らないため、この平均使用量が機能しません。年に1回しか交換しない部品の「1日あたり使用量」を計算しても、実務では使えない数字が出てくるだけです。

「1回の交換で使う数量」を基準にする

補修部品で実務的なのは、平均消費量ではなく「1回の交換で何個使うか」を基準にする考え方です。Vベルトを1本ずつ交換する設備なら1本、4本セットで交換する設備なら4本。これが「最低限、棚にあってほしい数」の出発点になります。

リードタイムの長い部品ほど、発注点を高く置く

納期3日の汎用部品と、納期2か月の海外調達品では、同じ「切らすと止まる」でも必要な備えがまったく違います。リードタイムが長いほど、発注点を高く置いて早めに動き出す必要があります。海外調達品や生産終了品は、そもそも「切らしてから発注する」という選択肢がありません。こうした部品こそ、発注点を仕組みに持たせておく価値が大きいものです。

すべての部品に発注点を設定しなくてよい

数千点の部品すべてに発注点を決めようとすると、その作業だけで挫折します。Aランクの部品だけ、まず発注点を決める。それだけで、欠品による停止のリスクは大きく下がります。Bランクは運用に慣れてから、Cランクは発注点なしのまま在庫数だけ見える状態にしておく——この段階的な進め方が現実的です。

記録する場所と、部品の保管場所を近づける

部品棚から遠い事務所のパソコンに在庫表があると、「使ったら記録する」は続きません。交換して作業に戻る流れの中で、わざわざ記録用のPCまで戻る手間が挟まれば、そのうち書かなくなります。記録忘れが積み重なり、在庫表と実数がずれていく。台帳上は在庫があるのに現物は空、という状態はこうして生まれます。

解決の方向はシンプルで、部品棚の前で、その場で記録を終わらせられるようにすることです。スマホからバーコードを読み取って在庫を更新できれば、持ち場を離れる必要がありません。復旧作業の流れを止めずに記録が残ります。

減ったことに気づくのは、人ではなく仕組みの役割

予備品は数年に一度しか動かないものも多く、誰も「減ったこと」に気づけません。だからこそ、気づく役割を人に期待しないほうがいい。在庫が発注点を下回った瞬間に発注担当者へ自動で通知される状態にしておけば、「交換したのに補充を忘れる」という保全現場に特有の抜けは、仕組みの側で塞げます。

点検で見つけた劣化を、在庫の確認につなげる

交換部品の多くは、故障してから交換されるのではなく、日常点検や定期点検で摩耗・劣化に気づいて交換されます。「そろそろVベルトが交換時期だ」と点検で分かった時点で在庫を確認できれば、部品を手配してから計画的に交換できます。逆に、点検と在庫が別々に管理されていると、点検で異常を見つけたのに部品がない、という事態が起こる。点検の項目や頻度の決め方は工場設備の点検チェックリスト例で、点検の種類の整理は日常点検・定期点検・法定点検の違いで解説しています。